KENAPA MEMBUAT KERJA SECARA 'MULTI TASKING' BUKAN PILIHAN YANG BIJAK

.elearninglearning.com
Di dalam pengurusan projek, terdapat 2 cara yang boleh diambil oleh pengurus projek untuk merangka penjadualan atau melaksanakan pengurusan masa bagi sesuatu projek iaitu menggunakan kaedah Critical Path Method (CPM) atau kaedah Critical Chain Project (CCP). Secara ringkasnya:
kaedah CPM melihat kepada kebergantungan aktiviti-aktiviti yang dilakukan di dalam projek manakala CCP merupakan kaedah yang melihat kebergantungan sumber. Contoh paling utama bagi sumber di dalam pengurusan projek iaitu pekerja. 
Multi tasking atau disebut kebolehan melakukan pelbagai tugas kadang-kadang dilihat sebagai jalan penyelesaian kepada masalah sumber manusia. Sebagai contoh, seorang pekerja kebiasaannya akan melakukan kerja lebih dari satu tugas dalam satu masa. Seorang pekerja tidak hanya melakukan satu kerja pada satu-satu masa. Secara alaminya, 

Sekiranya tugas seorang pentadbir rangkaian IT di sebuah organisasi, mungkin tugas beliau sahaja bukan setakat mentadbir rangkaian, memantau dan menyelenggara, ttapi juga dia perlu terlibat di dalam projek projek yang melibatkan rangkaian IT . Setelah selesai, berkemungkinan dia juga perlu menjadi tenaga pengajar untuk mengajar tentatng sistem atau proses operasi sesuatu rangkaian kepada pekerja lain. 

Berbanding dengan tiada multi tasking. kebiasaannya penggunaan sumber di dalam multitasking adalah secara berulang-ulang, iaitu seorang pekerja yg sama akan digunakan untuk melakukan tugas yang lain juga. Di dalam terma pengurusan projek di namakan proses berjujukan (sequential).

Sumber (CCP) atau Aktiviti (CPM)?

Di dalam  melaksanakan penjadualan projek (project scheduling), pengurus projek mempunyai pilihan untuk melihat sama ada ianya bergantung kepada aktiviti atau bergantung kepada sumber yang ada.

Katakan lah apabila tiba sahaja musim cuti sekolah, kita akan menerima panggilan telefon, SMS serta Whatsapp kita penuh dengan jemputan-jemputan untuk menghadiri majlis perkahwinan. Jadi bila kita pergi sahaja ke majlis tersebut, pelbagai bentuk tempat dan cara tuan rumah ingin menjayakan dan melaksanakan majlis perkahwinan tersebut. 

Ada yang buat di rumah sendiri, maka terpaksalah mereka menyewa khemah dan memberitahu jiran-jiran tentang penutupan jalan di hadapan rumah. Ada pula yang menyewa dewan dan juga menempah makanan dari pihak katering. Ada juga yang mengadakan majlis di hotel-hotel terkemuka sahaja untuk memudahkan tetamu dan mereka yg datang disamping mempunyai peruntukan yang banyak. Pokok pangkalnya tuan rumah mengadakan majlis tersebut di tempat-tempat yang pelbagai  disebabkan oleh kekangan atau juga pilihan yang mereka ada. 

Ini sebenarnya yang ingin disampaikan oleh Goldratt dalam Teori Kekangan beliau yang sangat popular di dalam buku The Goal. Menurut Goldratt, sekiranya kita ingin memastikan projek yang dirancang berjaya, dan dilaksanakan, kita perlu mengenalpasti apakah kekangan (constraint) yang ada di dalam tugasan-tugasan kita. Berdasarkan daripada kekangan tadilah maka barulah kita memikirkan cara untuk mengatasi masalah seperti kelewatan atau kekurangan tenaga pekerja.

Berbalik kepada urusan kenduri perkahwinan tadi . Apa pula kaitan antara teori Goldratt ni dengan majlis perkahwinan yang ada sekarang ni?

Cuba anda fikirkan sebentar. Semasa zaman saya kecil dulu, kebanyakan ibu bapa akan mengadakan kenduri perkahwinan hanya pada waktu cuti sekolah dan juga di adakan selama beberapa hari (ada berinai besar, ada berinai kecil, ada  lunch, ada dinner dan sebagainya) dan di adakan di halaman rumah masing-masing. Tetapi sekarang, agak sukar untuk kita lihat majlis perkahwinan yang diadakan mengambil  masa beberapa hari

Malah, jika kita lihat, majlis-majlis perkahwinan bukan setakat tertumpu pada waktu cuti sekolah sahaja, tetapi juga ada di laksanakan pada musim cuti perayaan dan juga hujung-hujung minggu. Persoalannya, adakah majlis tersebut di anggap gagal kerana tidak diadakan dalam tempoh beberapa hari dan juga diadakan pada waktu cuti persekolahan? Sudah tentu jawapannya tidak. kerana kejayaan sesuatu majlis itu bukan terletak pada waktu dan tempoh masa tertentu, tetapi terletak pada bagaimana seseorang pengurus projek itu (dalam konteks majlis perkahwinan tadi, mungkin pengurus acara) dapat mengenalpasti setiap kekangan yang wujud dan melaksanakan acara @ sesuatu projek di dalam jangkamasa kekangan tersebut

Inilah yang dikatakan Theory of Constraint.  Kenalpasti kekangan dalam sesuatu tugasan dan eksploitasikan kekangan tersebut untuk menguruskan sumber yang sedia ada. Pasti berjaya

Kelemahan Multi Tasking vs Kekangan (Constraint)

Kenapa dikatakan melakukan multitasking itu bukan pilihan yang bijak

Multi tasking atau disebut kebolehan melakukan pelbagai tugas kadang-kadang dilihat sebagai jalan penyelesaian kepada masalah sumber manusia. Sebagai contoh, seorang pekerja kebiasaannya akan melakukan kerja lebih dari satu tugas dalam satu masa. Seorang pekerja tidak hanya melakukan satu kerja pada satu-satu masa. Secara alaminya
http://www.rklesolutions.com/blog/whats-wrong-with-multitasking/


Untuk sedikit penerangan, saya merujuk kepada Tugasan 100 (yang ditandakan dengan warna biru) di dalam gambarajah di atas. Jika melihat kepada gambarajah di atas, dengan tidak melakukan multitasking, tugasan 100 (Biru) dapat diselesaikan dalam masa seminggu sahaja, akan tetapi, apabila multitasking di lakukan, tugasan 100 (Biru)  hanya dapat dilaksanakan dalam jangkamasa yang lebih lama iaitu 3 minggu.  Dari segi kekangan, apabila pengurus projek melaksanakan projek secara berjujukan, hanya satu kekangan yang dikenalpasti iaitu kekangan untuk menyelesaikan tugasan 100 (Biru) dalam masa seminggu.

Tetapi, apabila semua tugasan dilakukan secara multitasking, walaupun tiga tugasan dapat dilakukan dalam satu masa, namun tugasan asal yang sepatutnya dapat dilaksanakan dalam masa seminggu tidak dapat diselesaikan. Dari segi kekangan, berbanding dengan melakukan secara berjujukan, perlaksanaan tugasan secara multitasking akan menyebabkan pengurus projek perlu mengenalpasti lebih banyak kekangan yang harus dieksploitasikan secara amnya. 

Sebenarnya, ada banyak lagi kelemahan-kelemahan apabila kita melakukan tugasan secara multitasking, untuk bacaan selebihnya, boleh lungsuri laman sesawang berikut:

  1. http://www.rklesolutions.com/blog/whats-wrong-with-multitasking/
  2. https://www.psychologytoday.com/blog/creativity-without-borders/201405/the-myth-multitasking
  3. http://www.thenewatlantis.com/publications/the-myth-of-multitasking
  4. http://www.npr.org/2013/05/10/182861382/the-myth-of-multitasking
  5. https://www.sciencefriday.com/segments/the-myth-of-multitasking-2/